الاتصال والتحرير الاداري

برنامج مقياس الاتصال والتحرير الإداري:

1.     مدخل عام حول الاتصال؛

2.     أنواع الاتصال؛

3.     أساليب الاتصال؛

4.     عقبات الاتصال؛

5.     مفهوم التحرير الإداري؛

6.     أساليب التحرير الإداري؛

7.     كيفية تنظيم المراسلات وكتابة التقارير.

 

أهم المراجع:

1.     نبيلة بوخيرة، الاتصال العمومي أسس وتقنيات، دار هومة، الجزائر، 2014.

2.     أحمد ماهر، كيف ترفع مهاراتك الإدارية في الاتصال، الدار الجامعية، 2000.

3.     هالة منصور، الاتصال الفعال، الدار الجامعية، 2000.

 

 

 

 

 

 

 

 

مقدمة:

يعتبر الاتصال عصب حياة الإنسان ونجاحه، فمن خلال التواصل مع الآخرين يشبع الفرد رغباته وأحيانا فضوله في التعرف على الآخرين وعلى ما يدور في أذهانهم وما يحملونه من توجهات وأراء، وفي نفس الوقت ينقل إليهم ما لديه من أفكار ومعلومات. والمنظمات الإدارية بمختلف أنواعها تشعر كذلك بأهمية الاتصال الإداري في تعزيز كفاءتها وقدرتها على المنافسة. فكلما كان أسلوب الاتصال الإداري كفئا وفعّالا، كلما أدّى ذلك إلى نجاح الجهاز الإداري في تحقيق أهدافه.

ويعتمد النشاط الإداري عموما والاتصال بوجه خاص، في الإدارات والمؤسسات العمومية، على الوسائل الكتابية والدعائم الورقية بشكل أساسي، وذلك لاعتبارات عملية وتنظيمية وقانونية؛ وعليه يمكن القول أن نجاعة الإدارة العمومية وفعالية أنشطتها يرتبطان ارتباط وثيقا بمدى صلاحية وسلامة الوثائق والنصوص المحررة فيها، ومن ثم يتوجب على الموظفين، على اختلاف مستوياتهم ووظائفهم، حيازة المؤهلات اللازمة لتحرير المراسلات والوثائق الإدارية بشكل سليم وصحيح، شكلا ومضمونا .إن العناية بالتحرير الإداري وحيازة القدرات والمؤهلات اللازمة لكتابة المحررات الإدارية بشكل جيد وسليم، ينبغي أن تشكل إحدى الأولويات لدى كل موظف مهما كانت وظيفته أو مستواه التدرجي، لأن الجميع مدعوون بشكل مستمر أو ظرفي إلى إنجاز عمليات التحرير الإداري، كما أن صورة الموظف، كفاءاته وشخصيته تبرز بشكل كامل وصريح من خلال محرراته وكتاباته. وتأسيسا على ما ذكر آنفا، سوف يتم تقسيم محتوى هذا المقياس إلى محورين رئيسيين كما يلي:

أولا: الاتصال الإداري.
ثانيا: التحرير الإداري.

 

 

 

 

 

 

 

المحاضرة الأولى: مدخل عام حول الاتصال

1.     مفهوم وتعريف الاتصال:

قد يتفق أو يختلف أحيانا الباحثين في معنى كلمة الاتصال، فالبعض ينظر لكلمة الاتصال على أنها علم، والبعض الآخر يعتبرها نشاط، وآخرون يرونها مجال دراسة، بينما يعتقد البعض أنها فن وعلم وقد تكون نشاط عفويا لا شعوريا أو عمل مخطط له وهادف.

لغة: مصطلح الاتصال في اللغة العربية من وصل يصل ويعني الوصول إلى الشيء أو بلوغه والانتهاء إليه. أما في اللغة الإنجليزية؛ فمصطلح Communication مشتقة من الاسم اللاتيني Communis ويعني المشاركة (التبادل). ومن الفعل Communicare ويعني: تبادل أطراف الحديث بين شخصين أو أكثر، تباحث وتشاور، نقل وتبادل الرأي مع بعض. كما تعني: المعلومة المرسلة، الرسالة الشفهية أو الكتابية، شبكة الاتصالات كما تعني تبادل الأفكار والمعلومات عن طريق الكلام، الكتابة أو الرموز والإيحاءات.

اصطلاحا: يمكن تعريف الاتصال على أنه: عملية، أداة وتقنية يتم من خلالها نقل، تبادل، إخبار ومشاركة معلومات، بيانات، أفكار وآراء، مفاهيم ومشاعر بين طرفين أو أكثر )فرد-فرد، فرد-مؤسسة، مؤسسة-مؤسسة،... ( من أجل تحقيق أهداف جميع الأطراف المحددة، وذلك إما باستخدام اللغة اللفظية أو غير اللفظية. ويتم بلوغ الهدف من العملية الاتصالية عندما يتم فهم محتوى والغاية من الرسالة بوضوح وان يستجاب لها بشكل إيجابي ضمن مزيج من عناصر العملية الاتصالية. حيث عرفها الباحثون على أنها:

عرفها جورج لندبرج: "إن كلمة اتصال تستخدم لتشير إلى التفاعل بواسطة العلامات والرموز والتي تشمل الحركات أو الصور أو اللغة أو أي شيء آخر وتعمل كمنبه للسلوك."

كما وعرفها جون كلود: " مجموعة خطوات تحدث بواسطتها تبادلات لمعلومات وإشارات بين أشخاص في وضعية اجتماعية معينة."

أما ريتشارد أركاند فقال فيها: " هو نظام ديناميكي والذي بواسطته يستطيع الإنسان تكوين علاقات مع إنسان آخر بغية نقل وتبادل الأفكار، المعلومات، العواطف والأحاسيس، وذلك بواسطة اللغة الشفوية أو المكتوبة عن طريق نظام من الرموز والإشارات، كالحركات، الإيماءات، أو الموسيقى، الرسم وغيرها.

كما وعرفت على أنها:" عملية سلوكية بين إنسان وآخر، أو بين مجموعة من الأفراد وآخرين، تتضمن معلومات وأفكار وتستخدم عدة أساليب في تحقيق الأهداف المرغوبة."

من كل ما سبق: الاتصال هو عملية مستمرة تتضمن قيام أحد الأطراف (المرسل) بتحويل أفكار ومعلومات ومشاعر إلى رسالة شفوية أو مكتوبة، تنقل من خلال وسيلة اتصال إلى الطرف الآخر (المستقبل) الذي يمكن أ يكون فردا أو مجموعة من الأفراد، بغرض تحقيق هدف معين.

2.     عناصر العملية الاتصالية:

في بداية الأمر اعتقد المفكرين أنها تقتصر على أربعة عناصر ( المرسل، الرسالة، المستقبل، الوسيلة)، لكن تم تدارك ذلك فأدرج فيها عناصر أخرى ذات صلة.

أ‌.       المصدر (المرسل): قد يكون شخصا أو جماعة أو أي مصدر آخر ( راديو، تلفزيون،...). ويمثل الطرف الذي يقوم بعملية إرسال الرسالة عبر قناة الاتصال، وهو المصدر للمعلومة، الفكرة، التعليمة أو الأمر بقصد التأثير على سلوك المرسل إليه بشكل معين.

ب‌.  المتلقي (المستقبل، المرسل إليه): هو أهم حلقة في عملية الاتصال، فالقارئ هو الشخص المهم عندما نكتب، والمستمع المهم عندما نتحدث. فهو الطرف المستهدف من عملية الاتصال يستلم ويستقبل رسالة المرسل والتي يدركها من خلال حواسه المختلفة، حيث يقوم بفك رموز وشفرات الرسالة وتحويلها إلى أفكار ومعلومات واضحة ينظمها ويحاول تفسيرها وإعطاء الترجمة الصحيحة لها. فكلما كان تفهم المستقبل لمحتويات الرسالة موافقا لأهداف ونوايا المرسل،

كلما زاد ذلك من نجاح عملية.

ت‌.  الرسالة: هي مضمون السلوك الاتصالي، وهي عبارة عن المعلومات التي ترسل من المرسل إلى المستقبل بهدف التأثير في سلوكه، ووضوح الرسالة له أثر في تسهيل الاتصال. ولكل رسالة جانبان الأول له علاقة بالمضمون وهو يشير إلى المعلومات والحقائق والثاني يشير إلى الرموز التي تستخدمها للرسالة.

ث‌.  قناة الاتصال (وسيلة الاتصال): وتعرف بأنها الأداة التي من خلالها أو بواسطتها يتم نقل الرسالة من المرسل إلى المستقبل، وتختلف الوسيلة باختلاف مستوى الاتصال.وقد تكون وسيلة الاتصال إما لفظية (الاجتماعات، المقابلات الشخصية)، أو غير لفظية ( النشرات، التقارير، الملصقات، الإعلانات...).

ج‌.   التشويش: يشمل مختلف الظواهر الطفيلية التي تعمل على تحريف الرسالة وجعل إمكانية فهمها صعبة. وينقسم التشويش إلى نوعين:

-       تشويش ميكانيكي: وهو تشويش يحدث من خلال عيوب مثل صوت المرسل، ضعف حاسة السمع أو البصر، أو الضوضاء.

-       تشويش دلالي: يحدث حين يلقي المرسل رسالة غير واضحة مثل استخدام معاني مختلفة وعبارات غير مفهومة.

ح‌.   التغذية العكسية ( المرتدة): وهي ما يمكن تسميته رد الفعل الذي لدى المستقبل نتيجة عملية الاتصال. وهل حققت الرسالة التأثير المرجو والهدف المطلوب أم لا؟ بمعنى هل تم تحقق المشاركة في الأفكار والمشاعر والتوجهات التي يود المرسل إبلاغها وتحققها؛ أم أن المستقبِل فهم معنى آخر غير المقصود؟ وهو ما يعتبر البعض مكمل ومتمم لدائرة الاتصال بين المرسل والمرسل إليه.

خ‌.   الأثر: هو نتيجة الاتصال، وهو يقع على المرسل والمتلقي على السواء.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

انتهت المحاضرة الأولى