الادارة الكترونية هي منظومة الكترونية متكاملة تهدف إلى تحويل العمل الإداري العادي من إدارة يدوية إلى إدارة باستخدام الحاسوب وذلك بالاعتماد على نظم معلوماتية قوية تساعد في اتخاذ القرار الإداري بأسرع وقت وبأقل التكاليف، الإدارة الالكترونية يمكن أن تشمل كلا من الاتصالات الداخلية والخارجية لأي منظمة، والهدف من ذلك هو إدخال الشفافية الكاملة والمساءلة مما يؤدي إلى تحسين الإدارة الالكترونية داخل أي منظمة، ففي ألمانيا، هذه المبادرة تستهدف بصورة خاصة المنظمات الحكومية، وهناك عمليات مماثلة يجري تطويرها في العديد من الشركات الأميركية.
تنفيذ أي حل لإدارة الكترونية ينبغي أن يلبي احتياجات العملاء بمركزية أكبر من منظمة مركزية، وينبغي إزالة الاعتماد على أفراد معينين، ويتطلب إدخال نظم الشفافية في العمل، ومن أمثلة الإدارة الالكترونية الجداول الزمنية على الإنترنت وحساب المصاريف، ويمكن استخدام هذه للمساعدة على خفض التكاليف لمنظمة ما. التحول من الإدارة التقليدية إلى الإدارة الالكترونية
من أجل التحول من الإدارة التقليدية إلى الإدارة الالكترونية لا بد من تحقيق المراحل التالية:
1.أتمتة مؤسسات الدولة وتحويل جميع معلومات الحكومة ووزارتها الورقية إلى معلومات الكترونية.
2.تأمين البنية التحتية الضرورية لربط كافة مؤسسات الدولة بشبكة معلومات واحدة وتبادل المعلومات بين مختلف الجهات.
3.تحديد جميع التعاملات بين المواطن وكل مؤسسة وتحويلها إلى تعاملات الكترونية.
_أهداف الإدارة الالكترونية
تتمثل بتطوير الإدارة العامة من خلال خفض الأعمال الورقية، وإعادة استعمال الحلول، وتحسين الخدمات وخفض التنقل وسهولة الوصول للمعلومات، والتقرب من الموظفين وتسهيل الاجراءات، لتحسين التنافس الاقتصادي بأستخدام الانترنت للتجارة العالمية، واتاحة الفرص للشركات ذات المقاس المتوسط والصغير لدخول المنافسة، وخفض المصاريف اي تكامل النظم لدعم الاجراءات الداخلية والخارجية.
مستلزمات الإدارة الالكترونية
• بنية شبكية تحتية قوية سريعة وآمنة.
• بنية معلوماتية قوية (نظم معلومات قوية ومتوافقة في ما بينها).
• كادر بشري استثماري مدرب على استخدام التقنيات الحديثة.
• كادر بشري تقني قادر على القيام بعمليات الدعم الفني المستمر وتطوير النظم المعلوماتية المختلفة.
عند توفر تلك المستلزمات للادارة الالكترونية فأنها توفر السرعة في انجاز العمل، والمساعدة في اتخاذ القرار الدائم للمعلومات بين يدي متخذي القرار، وتؤدي الى خفض تكاليف العمل الإداري مع رفع مستوى الإداء، فيساعد ذلك على تجاوز مشكلة البعدين الجغرافي والزمني، ومعالجة البيروقراطية والرشوة، فتتطور آلية العمل وترفع كفاءة العاملين في الإدارة.
مشاكل تطبيق الإدارة الالكترونية في العالم العربي الكثير من الحكومات لم تغير من اجراءاتها التقليدية حتى مع إدخال الحاسوب، فهناك فرق كبير بين موقع جميل الشكل على الويب وبين خدمات متكاملة تنهي اجراءات بيوقراطية معقدة، وكذلك فأن الجهات المالية والإدارية تعمل وكأنها ليس لها علاقة ببعض، ان الاهتمام بالمواطنين والقطاع الخاص لم تكن نقطة الارتكاز في المواقع الحكومية، حتى أفضل البرامج الإدارية لم تعط الدعم المطلوب ولا الإعانة الكاملة، و على مستوى الدول العربية ففي معظم الأحيان لا تدرك مدى أهمية الحماية وأمن المعلومات والمتطلبات التقنية لأداء برامجهم ونظمهم ومواقعهم على الانترنت لذا تبدو هزيلة سهلة الاختراق.وتتمثل معوقات الإدارة الالكترونية في الخوف من التغيير، تداخل المسؤوليات وضعف التنسيق، غياب التشريعات المناسبة، نقص الاعتمادات المالية، قلة وعي الجمهور بالمميزات المرجوة، غياب الشفافية ونفوذ مجموعات المصالح الخاصة، عدم توفر وسائل الاتصالات المناسبة، معوقات انتشار الانترنت مثل التكلفة العالية واللغة الإنجليزية.
_أهمية تطبيق الادارة الالكترونية
الإدارة الإلكترونية تساعد المنظمات التقليدية على التحول إلى منظمات إلكترونية ، ويتطلب تطبيق الإدارة الإلكترونية توفر رؤية الالكترونية تساعد على تصور المكانة المستقبلية للمنظمة الإلكترونية، ويجب على الادارة العليا ان تقدم للفريق المنفذ للإدارة الإلكترونية الدعم اللازم للتنفيذ، فعليها ان تضع خطط الإتصال مع الجهات ذات الصلة، ويتطلب ذلك دراسة حاجات ورغبات المستفيدين من النظام، ودعم القدرات الفنية للقائمين على تقديم خدمات الإدارة الإلكترونية، ودراسة الإجراءات التفصيلية لأداء خدمات الإدارة الإلكترونية.وعلى صعيد متصل فقد ذكر الباحث والاكاديمي يونس بلفاح ان الإدارة الإلكترونية للموارد البشرية تمثل مجموع الهياكل والقرارات والعلاقات الإلكترونية المستخدمة في تقديم ومزاولة وظائف إدارة الموارد البشرية في المؤسسات، من حيث الاختيار والتوظيف الإلكتروني، حيث يتم الإعلان عن الوظائف والتقدم لها فوراً عبر الإنترنت، ويتم التدريب والتنمية باستخدام الإنترنت والوسائط المتعددة والمحاكاة ودفع الأجور والرواتب من خلال المصارف الإلكترونية، وتتم الاتصالات والمفاوضات بين العاملين والمديرين والحكومةعن طريق شبكات الاعمال
وعلى هذا النحو، أصبحت الإدارة الإلكترونية للموارد البشرية تطبيقاً فعلياً لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات، التي تساهم في تحديث المحاسبة والمسائل الإدارية، والتفاعل بين الموظفين والمساعدة على اتخاذ القرار من خلال مخرجات دقيقة وواضحة، وكذلك عبر تسهيل التعاون، والتدريب، والتحفيز والمشاركة بالمؤسسة.
وفي هذا السياق، تمكّن الإدارة الإلكترونية من تخفيض التكاليف وإنجاز الأنشطة بفعالية كبيرة عبر تقديم الخدمات بشكل مبسط، ومباشر وسريع، ثم إرضاء العاملين بإعطائهم الفرصة في صياغة أعمال الموارد البشرية وإبراز رؤيتهم حول مستقبل المؤسسة، و تتبوأ تكنولوجيا المعلومات مكانة كبيرة في إدارة الموارد البشرية، فهي تساعد من خلال الأنظمة المعلوماتية على توثيق العقود، وتسجيل وحفظ الإجازات المرضية، وكذلك مواكبة عمليات التقاعد والتغطية الصحية.
__الادارة الالكترونية والتوظيف
وعلى صعيد آخر، تُستعمل تقنيات الإدارة الإلكترونية للموارد البشرية في كل مراحل التوظف من الاختيار، والتشغيل والاندماج، فهي تمكن من تحديد توصيف وظيفي دقيق والبحث عن المواصفات المطلوبة، معتمدة في ذلك على تقنيات الإنترنت، كالويبتراكينغ Webtracking ، الذي يقوم بالبحث عن الشخص المناسب للمنصب من خلال كلمات مفتاحية تدل على الكفاءات، والمسار التعليمي والخبرات.على ذات المنوال، يسجل الوضع المتقدم للإدارة الإلكترونية للموارد البشرية في التدبير الاستشرافي لفرص الشغل والكفاءات بالمؤسسة، حيث تساعد أنظمة اليقظة والرصد على إظهار المتغيرات الطارئة في بيئة المؤسسة، وتحديد تبعاتها على توجهات القيادة، والمقصود هنا التطورات السياسية، والاقتصادية، والاجتماعية، والثقافية، والتنظيمية للأسواق، ثم الاستعانة بالبرامج المعلوماتية لتحديد حاجيات المؤسسة من الموارد البشرية حسب السن، النوع، الأقدمية، التخصص والخبرات المهنية، مما يتجلى في إنجاز خريطة الكفاءات كأحد التطبيقات المعلوماتية، التي ترسم الخطوط الناظمة لسياسة الموارد البشرية بالمؤسسة وتحليل السيناريوهات المستقبلية وآفاق هذه الإدارة.
وينطبق ذات الأمر على أنشطة التدريب والتكوين بالمؤسسات الاقتصادية والاجتماعية، حيث تتدخل البرامج المعلوماتية والتطبيقات التواصلية في بنية التدريب، عبر القيام بدراسة شاملة لمكامن الخلل بالمؤسسة، والتخطيط لبرنامج سنوي للتدريب يبين اختيارات المؤسسة، تناغمها مع توجهاتها الاستراتيجية، الأفراد المعنيين بالتدريب، مدته ومكانه والأهداف المرجوة منه، وبعد العمل على تنفيذ هذا البرنامج، يتم القيام بعملية تقييم للتدريب عبر استبيان حول مدى رضى الموظفين وحجم استفادتهم من التدريب، وكذلك كيفية استخدام تلك المكتسبات في الارتقاء بعمل المؤسسة.
وقد سلط الدكتور منور العدوان في كتابه (الادارة الالكترونية لنظم المعلومات الموارد البشرية) الضوء على ما توفره الادارة الالكترونية من اساليب لتطوير الوصول الى المعلومات بوصف الادارة الالكترونية بالتطبيق المتميز للتقنيات المعتمدة على الويب فى النظم المرتبطة بالموارد البشرية والذى سيسهم مع بعض التغييرات التنظيمية الأخرى فى إتاحة إمكانية الوصول إلى المعلومات الخاصة بالموارد البشرية على نطاق واسع وكذلك توفير فرص عديدة لإدارة تلك المعلومات، ويؤدي الى إحداث تكامل فى الوصول لقواعد البيانات وبذلك يتم توسيع نطاق المعلومات، وزيادة إمكانية وصول الأفراد إلى قواعد البيانات من خلال نموذج البوبات الإلكترونية، فيوفر التحقق من قدرة العاملين بالدخول على النظام.
التحديات التى يفرضها نظام الإدارة الألكترونية للموارد البشرية
يولد تفعيل نظام الادارة الالكترونية الى احداث عدة تحديات منها إلغاء الحدود بين قسمى الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات، وتحسين مكانة قسم الموارد البشرية فيتحويل تركيز قسم الموارد البشرية إلى العملاء، وتبرز حاجة العاملين بالموارد البشرية إلى فهم طبيعة عمل الشركة، وتأمين المعلومات.
ولتخطي تلك التحديات لابد من وجود اساليب وعوامل أدت إلى نجاح العديد من الشركات فى تنفيذ هذا النظام:
• العامل الأول : وضع استراتيجية لتنفيذ النظام.
• العامل الثانى: إعداد دراسة حالة.
• العامل الثالث: تحديد أفضل الخيارات المتاحة.ونستشف مما تقدم ان الادارة الالكترونية تعطي دور اكثر استجابة واستراتيجية للموارد البشرية، وتساهم في ارضاء العاملين، وتوفر دعم اكبر للادارة عبر اقسام الشركة، فتؤدي الى تقليل النفقات الادارية، وتساعد على توفير فرص اكبر للمشاركة والتدريب، وان المجالات الاساسية لنظام الادارة الالكترونية للموارد البشرية تتمثل في ادارة المعلومات الشخصية وتقديم الخدمات الاساسية، وادارة الافراد بفاعلية اكبر مثل عمليات التوظيف وتسجيل وقت الحضور وادارة العلاوات والاداء، فتسهل التعاون والتدريب والتفاعل والمشاركة ونشر المعلومات، وتؤدي الى التواصل مع الموظفين وتحفيزهم وادارة المزايا الوظيفية والمكافات وتحسين الخدمة المقدمة لهم.