الفصل الثاني :التحرير الإداري

يتطلب العمل الإداري وسيلة للاتصال ونقل للمعلومة تكون مادية وتتسم بالرسمية والتنظيم والسهولة في الاستخدام وهي كلّها صفات موجودة في المراسلات الإدارية بشكل عام، لذلك كان لها الأهمية القصوى في نقل المعلومة داخل المنظمة الإدارية سواء أكانت شركة اقتصادية أو مؤسسة عمومية أو إدارة مدنية مستقلة، فهي تعتبر عصب النشاط الإداري ولا استغناء عنها في إنجاح وتحقيق غايات التنظيم الإداري مهما كان نوعه. ورغم التطور التكنولوجي الهائل وتعدد وسائط وأجهزة نقل المعلومات ذات السرعة الهائلة كالهاتف والفاكس والتلكس والإنترنت، إلاّ أنها تبقى وسائط مساعدة ومكملة لكن لا يمكن أن تكون هي الأولى فتحلّ محل التحرير الإداري والمراسلات الإدارية لاعتبارات عديدة أهمّها عدم نجاعتها في الدلالة والإثبات وكدا عدم إمكانية حفظها والرجوع إليها في أي وقت، وهي الميزات المتوفرة في المراسلات الإدارية.

مادة عمل تطبيقي إنّ التسيير الجيد للمنظمة الإدارية وتحقيق الفعالية والنجاعة في تجسيد الأهداف المسطرة يتطلب من الموظف أن يكون ملماً ومتحكماً في قواعد التحرير الإداري الجيد، حيث يتطلب الأمر منه اكتساب معارف ومهارات متراكمة من أجل القيام بالعمل المطلوب منه على أكمل وجه وبالتالي إنجاح العمل العام للإدارة بشكل تطبيقي ملموس وموثق من خلال المادة المحررة والرسالة

أكثر ما يميز المراسلة الإدارية كوسيلة اتصال أولى في الإدارة هو أنّ لها القدرة المادية الاستدلالية في إثبات عمل إداري ما أو معلومة إدارية ما، فهي تحفظ وتبين من قام بتحريرها وإمضائها وتبقي المحتوى كمرجع جاهز ودائم يستعان به عند الحاجة، وهي بذلك تحفظ المسؤوليات، فيكون توقيع العقوبة واضحاً على من أخطأ وقصر ويكون أيضاً تقديم التهنئة والتحفيز على من أجاد، كما أنها وفي نفس السياق، تحفظ الحقوق والمكاسب وتوثق للأحداث والأعمال والإنجازات...

إنّ أهمية التحرير الإداري زيادة على ما سبق تتجلى أيضا في كون المراسلات الإدارية ومختلف الوثائق المحررة سهلة الاستعمال والتداول والحفظ. كما أنها قليلة التكلفة وبذلك يمكن استخدامها والرجوع إليها في أي وقت حتى بعد سنوات من حفظها وتصنيفها، مما تجعل ذاكرة العمل الإداري محفوظة ومنظمة، الأمر الذي يجعل المنظمة تربح الكثير من الوقت وتحقق فعالية أكبر في التسيير وتحقيق الأهداف.